Rua Iracema, 111 - Vila Ema - São Paulo - SP
+55 11 99284-7848
comercial@solucoesemcrm.com.br

Gerenciar dados com planilha

Plataforma CRM para centralizar, organizar e automatizar os processos de vendas.

Essa semana realizamos o trabalho de importação de dados de um cliente novo, recebemos o arquivo zipado com planilhas que deveriam ser importadas para dentro do Simple Pack CRM.

Um breve conjunto de 20 e poucos arquivos foram desmembrados em mais de 80 planilhas distintas, o trabalho era organizar as planilhas, padronizar a informação, centralizar os registros, identificar e excluir duplicidades. Descrevendo assim parece bastante simples, contudo a tarefa de demonstrou um verdadeiro desafio, não pela quantidade de mais de 180 mil linhas com registros ou pela falta de padronização das colunas, mas pelos detalhes dentro das células, explico:

Na coluna chamada “estado”, de Estado brasileiro mesmo, deveria conter as siglas dos Estados, apenas dois caracteres, contudo encontramos os nomes por extenso, endereço de e-mail, telefone, observações onde dentro do texto estava a informação do Estado e por aí vai. Cada planilha apresentava uma variação de forma de escrita e utilização das colunas para colocar a informação, não havia constante.

Uma tarefa que demoraria algumas horas para importar para o Simple Pack CRM demorou 8 dias completos de trabalho braçal para organizar a informação para a importação.

Passado o momento terapia, convido o leitor a me acompanhar em um pequeno exercício, hipotético, de levantamento de dados de cadastro de empresas, contatos, registro de ligações, identificação de propostas e ou orçamentos no dia a dia de uma empresa que não tem um CRM, como o Simple Pack, e trabalha com planilhas apenas.

Bem o pessoal de TI deve trabalhar muito para estruturar diretórios e pastas nos servidores compartilhados, para que os usuários possam gravar os arquivos das planilhas, também devem ter uma rotina de backup constante consumindo dezenas de discos por ano para guardar arquivos, duplicados, desatualizados e por aí vai.

Não investir em um sistema de gestão do relacionamento com o cliente por entender o trabalho com planilhas como suficiente e um equívoco, e para entender essa afirmação preciso recomendar ao leitor olhar ao longo do tempo, uma facilidade ou comodidade para o usuário trabalhar à sua maneira, com sua forma individual de organizar a informação, se perde ao longo dos meses e anos, deixando um prejuízo invisível que vai desde o custo financeiro para montar uma estrutura e equipe para manter a situação até a perda de ativos na carteira de vendas com o esquecimento de clientes e oportunidades por falta de alertas e método de trabalho em equipe.

Há de se pensar profundamente sobre o custo da resistência a normatização de processos, de gestão e automação no dia a dia da empresa.